בעידן המודרני בו אנו חיים, קשרים בין מדינות הפכו עניין שבשגרה ובתוך כך, נסיעות לחו"ל הפכו למשימה שגרתית כחלק מעבודתם של אנשי עסקים ועובדי חברות שונות. אילו שהתנסו בארגון נסיעה לחו"ל, בין אם למטרות עסקים או למטרות פרטיות, וודאי יודעים כמה סידורים וארגון מצריכה נסיעה ובוודאי כמה זמן יש להשקיע בארגון נסיעה לחו"ל. על מנת שאנשי עסקים עסוקים לא יצטרכו להשקיע זמן ומחשבה רבים כל כך בארגון נסיעה, ניתן כיום להשתמש בשירותיה של מתאמת נסיעות מקצועית.
מתאמת נסיעות מקצועית היא אשת מקצוע בעלת ידע וניסיון רב בתכנון הפרטים הקטנים הקשורים לכל סוגי הנסיעות, בין אם נסיעת עסקים, נסיעה לכנסים בינלאומיים, נסיעות של נופשי עובדים, או נסיעות פרטיות. פנייה למתאמת נסיעות בעצם מסירה את כאב הראש המיותר הכרוך בתכנון הנסיעה ומשאירה את העבודה בידיים מקצועיות ומנוסות.
עבודתה של מתאמת נסיעות מתחילה כבר בשלבי תכנון הנסיעה כאשר כל מה שצריך הוא ליידע את המתאמת בנוגע ליעד ולצרכים המבוקשים. תכנון הנסיעה כולל כמובן הזמנת כרטיסי טיסה מלונות ועוד. כחלק מעבודתה, מתאמת נסיעות נאמנה אך ורק ללקוח ובעצם אחראית לייצג אותו מול חברות התעופה וספקי התיירות השונים. המתאמת אחראית על השוואת המחירים והתמקחות מול חברות התעופה על מנת לקבל את המחיר הנמוך ביותר ללקוח.
אחד היתרונות הגדולים בשימוש בשירותיה של מתאמת נסיעות הוא העובדה כי בעקבות ניסיונה הרב, ייצוג לקוחות רבים והתנהלות ממושכת מול ספקי התיירות, היא מחזיקה בכוח קנייה משמעותי שמוביל חסכון והורדת מחירים משמעותיים. לכן אילו שחוששים מעבודה עם מתאמת נסיעות מתוך מחשבה כי מדובר בהוצאה נוספת, יכולים להשתמש בשירותיה של מתאמת נסיעות כחלק מהתקציב הכולל לנסיעה ואף לצפות לירידה משמעותית מהסכום הראשוני שהוקצב.
מעבר להזמנת כרטיסי הטיסה, מתאמת נסיעות אחראית על כל שלבי הנסיעה כולל הזמנת בתי מלון, תחבורה ביעד המבוקש כולל איסוף משדה התעופה, השכרת רכב, הזמנת לימוזינה וכדומה, יחד עם תכנון פעילויות הפנאי על פי צרכי הלקוח. תפקידה של מתאמת נסיעות לא נגמר עד לחזרתו של הלקוח המרוצה לארץ ולכן היא זמינה משך 24 שעות ביממה, משך כל הנסיעה, על מנת לעמוד לרשות הלקוח, לפתור כל בעיה ולהתמודד עם כל שינוי בלתי צפוי.
היבט נוסף בתפקידה של מתאמת נסיעות מקצועית הוא ייעוץ ומעקב אחר ביצועי הארגון או החברה בכל הנוגע לנסיעות עסקיות ובעקבות ניסיונה הרב, יכולה לייעל תהליכים ולחסוך זמן ועלויות של נסיעות עסקיות. בייחוד כאשר מדובר בארגונים וחברות גדולים אשר בהם קיימת תנועת עובדים רבה לחו"ל וביצוע של נסיעות עסקיות מורכבות, באפשרות מתאמת הנסיעות לבחון את ההתנהלות הקיימת בארגון ולהציע צעדים להתייעלות.
מעבר לכך, מתאמת נסיעות אחראית על ניהול התקציב במהלך הנסיעה ולאחר תום הנסיעה, אחראית על ניהול דוחות הנסיעה וניהול דיווחים תקופתיים. לכן מעבר לכך שמתאמת נסיעות עושה את העבודה הקשה והמסובכת וגם חוסכת זמן עבור הלקוח, בסופו של דבר באפשרותה לייעל את הנסיעה העסקית מבחינת התכנון, אך בייחוד מבחינת צמצום הוצאות הנסיעה. כעת כל מה שנשאר הוא להפקיד את תכנון הנסיעה העסקית בידיה הנאמנות של מתאמת הנסיעות מקצועית ולטוס בראש שקט לנסיעה העסקית הבאה.
מתאמת נסיעות מקצועית מטפלת בחברות עסקיות , ייעול תהליכי הנסיעה , חסכון בכסף ובזמן.
